Seni dari delegasi. WE KNOW MEANS OF DELEGATION. Belajar menyerahkan dan berbagi kerjaan yang memang tidak akan membuat kita Stressout but Make you do with happy. Inilah saya disini.
Pertama, dalam hal tugas sekretaris ini di IP Jogga adalah hal yang baru bagi saya. Dilamar dan mereka pikir saya bisa. Potensi saya adalah Educator, Communicator dan Journalist. Dan akhirnya saya beranikan diri menerima tugas tersebut setelah berdiskusi dengan suami. Karena ini juga sangat erat hubungannya dengan Managemen waktu dan Prioritas saya adalah tetap keluarga. Sampai sekarang saya masih belajar ritme baru ini dengan menjadi Sekretaris IP Jogja.
Well, saya bagikan dulu aktivitas managemen waktu saya.
Dan ini adalah kandang wakty saya yang saya bagikan adalah bekerja sebagai sekretaris saya pergunakan di malam hari dalam mengurus request pembuatan surat serta arsip surat.
Tapi dari sini lah solusi saya muncul, kenapa harus mengarsip surat sendiri, karena yanh saya tahu dengan bantuan teknologi hal ini akan mempermudah data member dan pembuatan surat otomatis.
Maka saya curhat dengan suami untuk pembicaraan ini dan beliau mendukung hal tersebut dan akan bersedia membantu. Jadi saya memutuskan membuat web regional ip jogja dan sedang berproses dibuat suami saya. Alhamdulillah beliau adalah Ahli IT.
Dan saya yakin hal tersebut makin memudahkan pekerjaan saya sebagai sekretaris dan mampu mendelegasikan hal yanh lain karena sudah dibantu dengan teknologi.
Yes ini Nagari Management System berisi data member dan member bisa akses datanya masing masing dan memudahkan saya jika member tersebut mutasi. Keinginan saya dalam situs web tersebut akan menyambung link mutasi.
Kemudian dalam hal surat menyurat, disini developing tahap ke 2 adalah membuat surat permohonan otomatis. Alhamduillah ada template dari Sekretaris pusat untuk 2 surat keluar.
Lalu web tersebut berisi macam2 story dari tiap rumbel dam event. Dan ini bersinkronisasi dengan blog dan ig ibu profesional jogja.
Yang paling penting adalah dengan bantuan ini memudahkan data member secara pengelompokkan berdasarkan wilayah , profesi, passiion dan minat.
Di team sekreris hanya ada saya, 2 team desain dan 2 team vlogger. Alhamdulillah mereka mampu mengerjakan tugas masing2. Dan untuk laporan event, kegiatan atau surat keluar tiap rumbel sudah di delegasikan kepada PJ bulanan tiap rumbel. Perjalanan proses ini baru berjalan 1 bulan. Tapi saya yakin nanti web ibu profesional jogja akan memudahkan hal tersebut.
Demikian art of delegating saya ingin dibuat simple dengan teknologi di hadapan kita.?